Kontroll

Kontrollutvalget har ansvar for selskapskontroll^[1] i interkommunale selskaper og kommunalt eide aksjeselskaper. Dette innebærer bl.a. at kontrollutvalget/revisor har rett til å innhente opplysninger fra selskapsorganene og til å være til stede på representantskapsmøte/generalforsamling.

Rapportering

Den løpende rapporteringen gjennom året skjer gjennom styrene i selskapene, og fra eiers side gjennom behandling av årsmelding og budsjett i den årlige generalforsamlingen. Ønsker eier å ta et større eierskap gjennom styring og føringer for selskapene kan det vurderes å øke graden av rutiner for rapporteringer. Til sammenlikning gjennomfører kommunenes enheter tertialrapporter som legges frem for politisk behandling.

Dokumentasjon fra generalforsamlinger, årsmøter, innkalling, fullmakter og lignende er mangelfull. Det kan se ut til at kommunen, i mange tilfeller, ikke er mottaker av slik dokumentasjon.

Arkivering

Arkivering av dokumenter synes å være tilfeldig. Det er gjerne innkalling til generalforsamlinger og årsmøter som blir arkivert, men dokumenter som hører til og referater fra møtene kommer bare tilfeldig inn i kommunens arkiv. Dette viser at disse dokumentene ikke blir sendt kommunen på ordinær måte. I arbeidet med denne rapporten har saksbehandler i mange tilfeller måttet innhente dokumenter direkte fra virksomhetene. Arkivet er også mangelfullt når det gjelder å finne vedtekter og bakgrunn for kommunens eierposter i de ulike selskap og virksomheter.

De ulike samarbeidsformene kan utløse ulike krav til arkivforvaltning ifølge arkivlovgivningen. Dersom arkivforvaltning etter arkivloven er pålagt, må kommunen sørge for at dette nedfelles i en avtale. Internkontroll for ivaretakelse av denne oppgaven i det enkelte samarbeidet må utarbeides. Kommunen har utarbeidet prosedyre for arkivforvaltning i kommunale samarbeid. Denne finnes i kommunens kvalitetssystem